Inventur des Anlagevermögens leicht gemacht: Digitalisierung bringt Effizienz

Moderne Inventursysteme bestehen aus einer Software mit Datenbank, einer Schnittstelle zur Anlagenbuchhaltung, maschinenlesbaren Anlagenetiketten oder RFID-Tags und Apps auf mobilen Endgeräten. Das Auslesen der Etiketten kann entweder mit gewöhnlichen Smartphone-Kameras oder mit tragbaren Industriescannern erfolgen. Es gibt auch Mischformen, bei denen per Bluetooth angebundene Scanaufsätze verwendet werden. Bei der Wahl des richtigen Inventursystems ist es wichtig, auf Geschwindigkeit und Praktikabilität zu achten. Smartphones sind für die Massenscannung von Etiketten nicht optimal, da ihre Kameras nicht besonders schnell sind. Zudem kann es schwierig sein, Etiketten in ungünstigen Positionen zu fotografieren. Inventurapps, die eine permanente Onlineverbindung benötigen, sind zudem an Orten ohne Datenverbindung nicht hilfreich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit der Daten. Bei Inventursystemen, die von externen Anbietern gehostet werden, stellt sich die Frage, wem die Daten wirklich gehören. Selbst gehostete Systeme bieten hier klare Vorteile. Die Sicherheit der Daten ist ebenfalls von großer Bedeutung. Zertifikate über den sicheren Umgang mit den Daten sind zwar gut, aber wenn die eigenen Anlagedaten verloren sind oder in die falschen Hände geraten, nützt ein solches Zertifikat wenig. Ein weiterer Nachteil ist, dass Anbieter wiederum eigene Barcodes vergeben, die bei einem Anbieterwechsel überklebt beziehungsweise ersetzt werden müssen. Eigene Anlageschlüssel zu verwenden, stellt sich deshalb als wesentlich praktikabler heraus.

Regelmäßig steht Unternehmen die Aufgabe einer großen Anlageninventur bevor. Doch dank Apps, Industriescannern und Inventursoftware gestaltet sich dieser Prozess heutzutage wesentlich einfacher als früher, als noch mühsam mit Papieren hantiert werden musste. Die Anlageninventur erfordert jedoch nach wie vor eine umfassende Durchlaufung des Unternehmens. Doch was genau ist eine Anlageninventur eigentlich? Im Grunde handelt es sich lediglich um einen Sichtnachweis, der in Form eines hinterlegten Inventurdatums und dem Namen des Erfassers in der Inventursoftware und im Anlagenbuchhaltungssystem festgehalten wird.

Doch was ist mit den Technikern, Hausmeistern und technischen Prüfern, die tagtäglich mit den Anlagen zu tun haben? Warum sollten ihre Daten nicht genutzt werden, um diesen Sichtnachweis zu dokumentieren? Genau hier setzt das Inventursystem von VAJASOFT an. Mit ihrer Webanwendung können Meldungen der Anlagenbuchhaltung ganz einfach vom PC oder Smartphone aus übermittelt werden. Statt nur periodisch durch das Unternehmen zu gehen, werden nun täglich Umsetzungsmeldungen, Verschrottungsmeldungen, Bestätigungen zum Verkleben der Anlagenetiketten sowie Kostenstellenwechsel mit und ohne Bestätigung direkt aus den Fachabteilungen übermittelt.

Das widerspricht auch nicht der eingangs erwähnten Langsamkeit der Scannung per Smartphone. Schließlich geht es nicht darum, die Kollegen, Techniker, Hausmeister, Prüfer in eine Massenscannung für die Anlageninventur einzubeziehen. Vielmehr sollen sie neben ihrer eigentlichen Arbeit Informationen über einzelne Anlagen permanent der Anlagenbuchhaltung zuführen. Diese kann die Angaben im Inventursystem überprüfen und zur Übergabe an die Anlagenbuchhaltungssoftware freigeben.

Mit VAJASOFT Asset24 können Anlagen ohne Installation einer App mithilfe von Smartphones gescannt und dabei Informationen aufgenommen oder Änderungen gemeldet werden. Die Software ermöglicht es der Anlagenbuchhaltung zudem, Inventuren durch die Fachabteilungen termingesteuert selbst durchführen zu lassen. Dabei ist auch ein Mahnwesen integriert. Listen und die Mammutaufgabe einer periodisch anstehenden Anlageninventur gehören somit der Vergangenheit an.

Daneben bietet VAJASOFT auch die Durchführung der Anlageninventur als Dienstleistung an. Insbesondere die Erstkennzeichnung mit Anlagenetiketten oder RFID-Tags ist eine Aufgabe, die besser von Profis erledigt wird. So können Unternehmen die Ressourcen ihrer Mitarbeiter anderweitig nutzen. Als Zusatzmodul dient VAJASOFT AIS als Schaltzentrale zwischen Anlagenbuchhaltung, mobiler Inventuraufnahme und den Anlagenutzern. Dadurch wird eine nahtlose Verbindung zwischen den verschiedenen Akteuren hergestellt und ein effizienter Informationsfluss gewährleistet. Neben der Inventurverwaltung bietet das System auch ein umfangreiches Berichtswesen. Dieses ermöglicht es den Mitarbeitern unter anderem, individuelle Berichte zu erstellen.