Dokumentenanalyse mit KI: Struktur in komplexe Unterlagen bringen

In Ausschreibungen und Projekten sind fundierte Entscheidungen oft unter hohem Zeitdruck gefragt. Mit wachsendem Umfang der Unterlagen wird es jedoch immer schwieriger, alle Inhalte rechtzeitig zu erfassen. Verträge bestehen aus unzähligen Seiten, enthalten zahlreiche Anhänge und liegen in verschiedenen Versionen vor. Angebotsunterlagen verbinden rechtliche, kaufmännische und technische Informationen. Lieferantenunterlagen erreichen Unternehmen in unterschiedlichen Formaten – als PDF, Word-Datei oder eingescanntes Formular. Diese Vielfalt erschwert die strukturierte Auswertung.

Oft fehlt eine einheitliche Gliederung. Kapitel werden neu angeordnet, Begriffe verändert oder Abschnitte umformuliert. Die manuelle Prüfung solcher Dokumente ist aufwendig und anfällig für Fehler. Schon kleine Formulierungsänderungen können rechtliche oder wirtschaftliche Auswirkungen haben. Wer solche Abweichungen übersieht, geht hohe Risiken ein.

Auch innerhalb von Teams entstehen Unsicherheiten. Inhalte werden unterschiedlich interpretiert, zentrale Informationen übersehen oder zu spät erkannt. Mit jedem weiteren Dokument steigt der Aufwand, konsistente Bewertungen zu gewährleisten. Unter engen Fristen geraten Prozesse ins Stocken, und die Qualität der Entscheidungsgrundlage sinkt spürbar.

Komplexe und unübersichtliche Dokumentenmengen lassen sich mit klassischen Methoden kaum noch effizient bearbeiten. Everwise wurde entwickelt, um genau an dieser Stelle anzusetzen. Die KI-gestützte Analyseplattform verarbeitet große Dokumentensammlungen innerhalb weniger Sekunden und erkennt automatisch relevante Inhalte – darunter rechtlich kritische Klauseln, potenzielle Risiken und thematische Schwerpunkte. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Verträge, Angebotsunterlagen oder technische Dokumente handelt.

Die Lösung entstand aus unternehmerischer Praxis. Everwise ist eine Ausgründung der HHL Leipzig Graduate School of Management. Gegründet wurde das Unternehmen von Bernhard Franik (Head of AI & Product) und Laura Hepper (Head of Sales & Marketing), die zuvor im HHL Digital Space sowie im Berliner KI-Accelerator AI Nation aktiv waren. Ihr Ziel ist klar definiert: Künstliche Intelligenz soll nicht ersetzen, sondern entlasten. Technologie soll Menschen in ihrer Arbeit stärken und komplexe Prozesse nachvollziehbar machen.

Everwise verarbeitet unterschiedlichste Dateiformate zuverlässig. Inhalte werden automatisch gegliedert, thematisch geordnet und auf das Wesentliche reduziert. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft belastbare Grundlagen für fundierte Bewertungen. Besonders wirkungsvoll zeigt sich das beim Vergleich mehrerer Dokumentversionen. Die Plattform erkennt selbst kleine Abweichungen und stellt sie nachvollziehbar gegenüber. Gerade bei Vertragsverhandlungen und Angebotsprüfungen ist diese Funktion ein zentraler Vorteil.

Für international arbeitende Teams bietet Everwise integrierte Übersetzungsfunktionen. Inhalte lassen sich direkt in der jeweiligen Sprache analysieren, ohne dass externe Tools notwendig sind. Darüber hinaus ermöglicht der Document-Chat einen völlig neuen Umgang mit Textinhalten. Nutzende stellen gezielte Fragen an ein Dokument und erhalten direkt im Kontext fundierte Antworten – ohne aufwendige Suche oder manuelles Durchsuchen ganzer Absätze.

Der gesamte Analyseprozess wird durch strukturierte Reporting- und Exportfunktionen ergänzt. Ergebnisse lassen sich systematisch dokumentieren, weiterverarbeiten und problemlos in bestehende Systeme überführen. Dadurch entsteht ein konsistenter Workflow, der von der ersten Sichtung bis zur finalen Entscheidung reicht.

Welche Effekte das in der Praxis haben kann, beschreibt Sven Unkel, Bid Consultant bei Eurorad: "Im Rahmen von Ausschreibungen müssen wir oft hunderte Seiten in kürzester Zeit analysieren. Die Software liefert uns in Minuten die Struktur, für die früher ein ganzes Team gebraucht hat. Wir sparen täglich Stunden und können uns sofort auf Strategie und Qualität konzentrieren, statt uns durch komplexe Dokumente zu kämpfen."

Viele Tools stoßen bei sehr langen oder verschachtelten Dokumenten an ihre Grenzen. Everwise überzeugt gerade in diesen Fällen. Die Plattform nutzt ein besonders großes Kontextfenster, das auch umfangreiche Unterlagen vollständig erfassen kann. Selbst Verträge mit mehreren hundert Seiten oder gemischten Inhalten lassen sich in einem Schritt analysieren – ohne Verlust an Präzision.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Anpassbarkeit. Everwise lässt sich auf unternehmensspezifische Anforderungen konfigurieren. Teams können eigene Kriterien hinterlegen. So entstehen Analysen, die sich nicht nur an allgemeinen Standards orientieren, sondern auf individuelle Schwerpunkte eingehen.

Datenschutz ist dabei durchgehend gewährleistet. Die Plattform erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Auch bei sensiblen Inhalten bleibt die Nutzung rechtssicher. Damit eignet sich Everwise für Branchen mit hohen regulatorischen Anforderungen ebenso wie für internationale Projektteams.

Neben der Software bietet Everwise begleitende Services. Persönliche Demos, individuelles Onboarding und Schulungen sorgen dafür, dass Unternehmen schnell produktiv arbeiten können. Auch bei der Einrichtung von Analyseprofilen unterstützt das Team, damit die Lösung reibungslos in bestehende Arbeitsprozesse passt.

Fazit: Wo Dokumente Entscheidungen verzögern, schafft Dokumentenanalyse mit KI Klarheit. Everwise liefert in kürzester Zeit strukturierte Ergebnisse aus komplexen Unterlagen. Die Plattform erkennt wichtige Inhalte, vergleicht Versionen und unterstützt alle Schritte von der Analyse bis zur Übergabe. Dank starker Technologie, praxisnaher Funktionen und hoher Anpassbarkeit wird die Software zum verlässlichen Werkzeug im Arbeitsalltag.

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