Eine Software zur revisionssicheren Dokumentation im Berichtswesen digitalisiert die Jugendhilfe

In der Kinder- und Jugendhilfe ist eine umfassende und präzise Dokumentation von zentraler Bedeutung. Berichte über Tagesabläufe oder Aufzeichnungen über geleistete Fachleistungsstunden sind gesetzlich vorgeschrieben und bedürfen ein gewisses Maß an Genauigkeit und Verantwortung. Dieser Aspekt der sozialen Arbeit wird daher oft als zusätzliche Belastung wahrgenommen. Er bindet viel Zeit und Ressourcen. Sozialpädagogen und pädagogische Fachkräfte müssen den Spagat zwischen der persönlichen Betreuung der Klienten und der fristgerechten Dokumentation meistern, was ein Spannungsfeld auslöst: Je mehr Zeit in die Dokumentation fließt, desto weniger bleibt für die eigentliche Arbeit mit den Jugendlichen.

Eine Antwort auf dieses Dilemma bietet eine Software aus der Hansestadt Hamburg, die speziell für die Anforderungen der Kinder- und Jugendhilfe entwickelt wurde. Sie vereinfacht den gesamten Prozess der Berichterstellung und ermöglicht eine zentrale, mobile und digitale Erfassung aller relevanten Daten. Der Clou dabei: Die Dokumentation bleibt nicht auf den stationären Computer beschränkt, sondern kann bequem über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets erfolgen. Besonders in der ambulanten Arbeit, wo Flexibilität gefragt ist, bietet das einen enormen Vorteil.

Die Software der Kilanka GmbH stellt eine intuitive Benutzeroberfläche zur Verfügung, die sowohl am PC als auch über eine mobile App genutzt werden kann. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Tages- und Wochenberichte, Hilfeplangespräche oder Leistungsnachweise revisionssicher erfassen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Sozialpädagoge ist mit einem Jugendlichen unterwegs und möchte den Verlauf des Gesprächs direkt vor Ort dokumentieren. Mithilfe der Kilanka-App kann er den Bericht diktieren oder manuell eingeben, wobei alle Daten sofort synchronisiert und nachvollziehbar gespeichert werden. Falls gerade keine Internetverbindung besteht, erfolgt die Synchronisierung automatisch, sobald das Gerät wieder online ist.

Darüber hinaus bietet die Software die Möglichkeit, Klientendaten, Kontakte sowie Betreuungszeiten zu verwalten und zu hinterlegen. Diese Funktionen sind besonders bei der Verwaltung von Fachleistungsstunden ein großer Vorteil. Pädagogische Fachkräfte können ihre Betreuungszeiten direkt in der App erfassen und sogar über die Diktierfunktion in die Verlaufsdokumentation einfließen lassen. Dadurch entfällt die zeitraubende Nachbearbeitung im Büro, und die Dokumentation ist stets auf dem aktuellen Stand.

Ein weiteres Highlight der Kilanka-Lösung ist die partizipative Dokumentation, die es den Jugendlichen selbst ermöglicht, ihre Sicht auf bestimmte Prozesse und Fortschritte einzubringen. Dies fördert nicht nur die Selbstreflexion und Eigenverantwortung der Klienten, sondern auch eine transparentere und individuellere Fallarbeit. Für den Erfolg sozialpädagogischer Interventionen kann die Einbindung der Jugendlichen in ihre eigene Dokumentation eine wichtige Rolle spielen.

Die Software unterstützt nicht nur stationäre, sondern auch ambulante und teilstationäre Angebote der Jugendhilfe. Dies erleichtert die Umsetzung von Dokumentationsanforderungen, egal ob es um Plangespräche, den Nachweis von geleisteten Stunden oder die Abrechnung von Betreuungszeiten geht. Auch die interne Kommunikation wird durch einen datenschutzkonformen Messenger erleichtert, der direkt in die Kilanka-App integriert ist. So können Teammitglieder Informationen austauschen, ohne auf externe, oft weniger sichere Plattformen zurückgreifen zu müssen. In einer Einrichtung kann es zum Beispiel vorkommen, dass kurzfristig eine Vertretung für eine Fachkraft organisiert werden muss. Über den Messenger erfolgt die Kommunikation schnell und sicher – ohne den formellen Rahmen zu verlassen.

Zukunftsperspektiven: mit Kilanka flexibel bleiben